BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Manusia di
dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan
kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan
suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil
integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok
ataupun organisasi selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan
masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok yang terdiri dari atasan dan
bawahannya.
Komunikasi tidak hanya penting untuk manusia tetapi juga penting
untuk sistem pengendalian manajemen yang merupakan alat
untuk mengarahkan, memotivasi, memonitor atau mengamati serta
evaluasi pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba mengarahkan pada tujuan
organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan oleh pihak manajemen
perusahaan dapat berjalan lebih efesien dan lancar, yang dimonitor atau yang
diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja dari perilaku manajer
di dalam mengelola perusahaan.
1.2 Rumusan Masalah
a) Bagaimana
hubungan komunikasi dalam suatu tim ?
b) Apa saja
pola komunikasi yang ada dalam suatu tim ?
c) Bagaimana
membedakan berbagai pola komunikasi yang ada dalam suatu tim ?
d) Bagaimana
mengelola komunikasi?
e) Bagaimana
meningkatkan keterampilan komunikasi?
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Hubungan Komunikasi
Keberhasilan komunikasi dalam suatu tim merupakan aset
penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan perusahaan.
Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam
efektivitas dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi, yang juga
mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi atau tim tersebut.
Tim adalah kelompok masyarakat yang saling bekerja
sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat yang
memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya
dengan baik.
Hubungan komunikasi yang terjalin baik anatara manajer
yang satu dengan manajer lainnya, antara manajer dengan karyawan atau antara
karyawan yang dengan karyawan lain, merupakan salah satu kunci keberhasilan
manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
2.2 Peran Manajerial
Manajer pada semua level dalam suatu organisasi bisnis
memiliki peran strategis bagi pengembangan organisasi ke depan. Menurut
Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang dapat di terapkan oleh seorang
menajer dalam suatu organisasi, yaitu: peran antarpribadi (interpersonal
roles), peran informasional (informational roles), dan peran keputusan
(decisional roles).
a. Peran Antarpribadi
Peran
antarpribadi menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan dirinya
sebagai seorang tokoh figure (figurehead role), pemimpin (leader role), dan
penghubung (liaison role).
b. Peran Informasional
Peran
informasional mencakup peran pemantauan (monitor role), peran penyebar
informasi (disseminator role), dan peran juru bicara (spokesperson role).
c. Peran Keputusan
Peran
keputusan (decisional role) mencakup tiga peran penting yaitu : peran
wirausahha (entrepreneur role), peran pemecah masalah (disturbance bandler
role), dan peran pengalokasi sumber daya (resource allocator role), dan peran
negosiator (negotiator role).
2.3 Kegiatan Pertukaran Informasi
Pencapaian tujuan suatu organisasi (tim) memerlukan
proses komunikasi. Proses komunikasi memungkinkan anggota organisasi (tim)
bertukar informasi dengan menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang
biasa (umum) digunakan. Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting
dalam organisasi (tim) :
1. Komunikasi
memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi
2. Komunikasi
membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari
anggota lainnya.
Berikut ini
adalah beberapa kegiatan organisasi (tim) yang berkaitan dengan pertukaran
informasi.
a) Menetapkan
suatu tujuan
b) Membuat dan
Melaksanakan Keputusan
c) Mengukur
Prestasi Kerja
d) Merekrut dan
Mengembangkan Staf
e) Pelayanan
Pelanggan
f)
Negoisasi
dengan Pemasok
g) Memproduksi
Produk
h) Berinteraksi
dengan Peraturan yang Ada
2.4 Pola Komunikasi
Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi
saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran
komunikasi nonformal (informal communications channel)
A. Saluran Komunikasi Formal
Bentuk-bentuk
komunikasi formal:
Ø Komunikasi dari
Atas ke Bawah
Transformasi
informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi
dari atas ke bawah (top-down atau downward communications).
Komunikasi
tersebut, dapat berbentuk lisan (oral communications) maupuun tertulis (written
communications).
Salah satu
kelemahan saluran komunikasi ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan
ataupun sensor informasi penting yang ditunjukkan ke para bawahannya.
Dengan kata
lain, pesan yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya.
Ketidaklengkapan pesan yang diterima disebabkan oleh saluran komunikasi yang
cukup panjang mulai dari manajer puncak hingga ke karyawannya. Oleh karena itu,
dalam penyampaian pesan, [erlu diperhatikan panjangnya saluran komunikasi yang
digunakan dan kompleksitas pesan yang inginn disampaikan kepada karyawannya.
Ø Komunikasi
dari Bawah ke Atas
Dalam
struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward
communications) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari
bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer).
Untuk
memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil
keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi
yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan (bawahan) dalam proses
pengambilan keputusan merupakan salah satu cara yang positif dalam upaya
membantu pencapaian tujuan organisasi.
Kelemahan
komunikasi ini adalah kemungkinan bawahannya hanya menyampaikan informasi
(laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang
agaknya mempunyai kesan negative atau tidak disenangi manajer cenderung
disimpan dan tidak disampaikan. Hal itu terjadi karena para bawahan beranggapan
bahwa dengan hannya melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat menjaga atau menyelamatkan
posisinya serta mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi tersebut.
Ø Komunikasi
Horizontal
Komunikasi
horizontal (horizontal communications), atau sering
disebut dengan istilah komunikasi lateral (lateral communications),
adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi
sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi ini untuk melakukan
persuasu, mempengaruhi dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen
yang memiliki kedudukan sejajar.
Komunikasi
ini bersifat koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik
di dalam satu depertemen maupun di antara beberapa departemen.
Komunikasi
horizontal menjadi penting artinya manakala setiap bagian atau departeman dalam
suatu organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan yang cukup besar.
Ø Komunikasi
Diagonal
Komunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan
komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Bentuk
komunikasi ini menyimpang dari bentuk-bentuk komunikasi tradisional yang ada.
Dalam suatu studi penelitian, komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal,
lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi berskala besar yang terdapat
saling ketergantungan (interdependence) antarbagian atau antardepartemen
yang ada dalam organisasi tersebut.
Keuntungan
komunikasi ini:
·
Penyebaran
informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.
·
Memungkinkan
individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan
masalah dalam organisasi.
Kelemahan komunikasi ini :
·
Dapat
menggangu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal.
·
Sulit
dikendalikan dalam suatu organisasi besar.
Keterbatasan Komunikasi Formal
Komunikasi formal kurang menguntungkan dari sudut pandang individual maupun
perusahaan. Dari sudut pandang individual (perseorangan, komunikasi formal
sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya
mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dari
sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dari komunikasi formal adalah
kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level
yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi
berpotensi menimbulkan kesalahpahaman.
Mengatasi hal tersebut yaitu salah satu caranya dengan mengurangi jumlah tingkatan
(level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur
komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. struktur
organisasi yang mendatar (flat) dengan tingkatan organisasi yang lebih
sedikit, dan lebih banyak tentang kendalinya (span of control) akan
dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi.
B. Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu
organisasi, tanpa memedulikan jenjang hierarki, pangkat badan
kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas.
5
2.5 Cara Mengelola Komunikasi
Ada dua hal
yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :
v Bagaimana
menangani pesan-pesan yang bersifat rutin
v Bagaimana
menangani krisis komunikasi
Penanganan Pesan-pesan Rutin
Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya tersebut, seorang
manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut.
a.
Mengurangi Jumlah
Pesan
b.
Instruksi
yang Jelas
c.
Mendelegasikan
Tanggung Jawab
d.
Melatih
Petugas
Penanganan Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan lzin.
Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh
terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan.
Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam
komunikasi yaitu(1) bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu atau; (2) katakana
apa yang terjadi dan segera.
Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar
perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara
menjelaskan apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi
kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama,
perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu
hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar
pikiran tetap dalam kondisi tenang, kalem, tidak gegabah. Tenang dalam artian
bahwa penanganansuatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi
emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi
untuk mempertinggi rasa percaya diri.
Dalam
situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, seperti :
ü
Siapkan tim
yang terampil atau cekatan dalam penanganan bkrisis.
ü
Usahakan
agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
ü
Ciptakan
sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan
berbagai peralatan elektronik komunikasi.
ü
Ceritakan
suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka dan jujur. Jika memang ada yang
salah, segera mohon maaf.
ü
Tunjukkan
keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.
2.6 Meningkatkan Keterampilan Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan
organisasi. Kemampuan untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada
kepekaan sebagai komunikator. Bila tahu dinamika komunikasi, akan dapat membaca
secara akurat apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi. Pada saat yang
sama, dapat menyesuaikan pesan-pesan sendiri dengan menggunakan jaringan
komunikasi untuk mendapatkan manfaat yang terbaik.
Di samping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar
dan berbicara, adalah sangat penting dan diutamakan oleh para manajer suatu
perusahaan. Keterampilan dalam berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap
keberhasilan dalam dunia bisnis.
Beberapa
keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah :
§ Membaca
§ Mendengarkan
§ Membuat
percakapannya menarik
§ Melakukan
wawancara
§ Berdiskusi
dengan kelompok-kelompok kecil
§ Berpidato
dan presentasi
§ Menulis
surat, memo dan laporan
Tempat terbaik untuk melakukan perbaikan program adalah menilai diri pribadi
secara jujur. Setiap orang berkeinginan untuk mengembangkan keterampilan
berkomunikasi. Cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah
melalui latihan-latihan atau praktik-praktik.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Pada
dasarnya komunikasi sangat diperlukan didalam kehidupan sehari-hari dalam aspek
apapun, baik itu dalam kegiatan berorganisasi atau dalam kehidupan sehari-hari,
dalam kegiatan berorganisasi, komunikasi diperlukan dengan tujuan agar sebuah
system atau komunikasi yang ada bisa terjalin dengan sempurna dan lebih baik.
Komunikasi
dirumuskan sebagai suatu proses penyampaian pesan atau informasi diantara
beberapa orang. Karenanya komunikasi melibatkan seorang pengirim, pesan
atau informasi saluran dan penerima pesan yang mungkin juga memberikan umpan
balik kepada pengirim untuk menyatakan bahwa pesan telah diterima.
Komunikasi
sangat penting dalam kehidupan manusia adalah makhluk social yang saling
membutuhkan antara satu dengan yang lain. Dalam berkomunikasi seseorang harus
memiliki dasar yang akan menjadi patokan seseorang tersebut dalam
berkomunikasi. Dalam proses kita juga harus ingat bahwa terdapat
banyak hambatan-hambatan dalam berkomunikasi.
Tujuan
komunikasi adalah berhubungan dan mengajak dengan orang lain untuk mengerti apa
yang kita sampaikan dalam mencapai tujuan. Keterampilan berkomunikasi
diperlukan dalam bekerja sama dengan orang lain. Ada dua jenis komunikasi,
yaitu verbal dan nonverbal, komunikasi verbal atau tertulis dan komunikasi
nonverbal atau bahasa (gerak tubuh). Komunikasi dua arah terjadi bila
pengiriman pesan dilakukan san mendapatkan umpan balik. Seseorang dalam
berkomunikasi pasti dapat merasakan timbale balik antara pemberi informasi
serta penerima informasi sehingga terciptanya suatu hubungan yang mutualisme
antara keduanya.
3.2 Saran
Dengan
disusunnya makalah ini, maka pembaca dapat mengerti dan memahami pentingnya
arti komunikasi dalam organisasi (tim), didalam kehidupan berorganisasi atau di
kehidupan sehari-hari yang membutuhkan komunikasi.
Semoga
makalah ini dapat diterima dan dimengerti serta berguna bagi pembaca. Dalam
makalah ini penulis mohon maaf jika ada tulisan atau bahasa kurang
berkenan, dengan demikian penulis mengharapkan kritik dan saran atas makalah
ini agar bisa membangun dan memotivasi penulis agar membuat tulisan jauh lebih
baik lagi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar